FAQ Gestock

Gestock, qu’est-ce que c’est ?

Qu’est-ce que ça veut dire, logiciel en ligne ?

Gestock est intégralement en ligne. Cela signifie qu’il n’y a pas de serveur dans le magasin, que toutes les sauvegardes se font de manière automatique en ligne et que vous pouvez y accéder depuis n’importe quel ordinateur, n’importe quel point du monde, aussi facilement qu’à une boîte mail.

Gestock, ça sert à quoi ?

Gestock est un logiciel de gestion unitaire de stock : commandes, réception de marchandise, mise à part, encaissement, recherche d’articles, vente à terme, retours, statistiques, encaissement, déclaration de TVA, inventaire… toutes les fonctionnalités nécessaires pour gérer un magasin de A à Z.

Quels sont les types de magasins que Gestock peut gérer ?

Gestock permet de gérer tous les magasins vendant des articles à l’unité, en semi-gros ou en gros. Jeux, jouets, papeterie, librairie, musique, vidéo, vin, épicerie… et tout ce qui reste à inventer !

Puis-je fonctionner en multi-magasins avec Gestock ?

Vous pouvez fonctionner avec plusieurs magasins, des rétrocessions entre magasin, une centrale d’achats ou pas… Gestock s’adaptera à votre méthode de gestion.

Comment fonctionne la gestion des utilisateurs ?

Gestock fonctionne avec un identifiant et un mot de passe pour chaque utilisateur. Chacun se connecte donc sur son compte, et a accès aux modules définis par l’administrateur. Il peut se connecter de l’extérieur ou pas, et l’administrateur peut créer des accès, les modifier ou les supprimer selon son besoin.

Et les caisses alors ?

Les caisses sont tactiles, faciles d’utilisation, certifiées NF525. Elles sont capables de fonctionner en autonomie complète en cas de coupure internet ou sur un salon. Elles peuvent être sur un ordinateur spécifique, ou sur une tablette mobile dans le magasin, envoyer le ticket de caisse par mail,

Prise en main

Y a t’il une configuration minimale ou un système d’exploitation obligatoire ?

Absolument pas. Il vous faut un ordinateur connecté à internet, Mac, PC ou Linux, portable ou fixe, un mélange des trois, tout nous va. La seule chose qu’on n’aime pas, c’est Internet Explorer, mais Safari, Firefox ou Chrome et on sourit à nouveau.

Puis-je utiliser Gestock sur tous types de support (ordinateur, smartphone, tablette) ?

Tout à fait. Pour travailler, le plus confortable reste un ordinateur, mais pour consulter des chiffres ou des informations la tablette ou le smartphone sont plutôt utiles. L’encaissement, lui, peut également se faire avec des tablettes.

En tant qu’administrateur, est-ce je peux choisir les fonctionnalités que je souhaite attribuer aux utilisateurs ?

Oui, tout à fait. Modifier ou pas le stock, accéder au logiciel de l’extérieur du magasin ou pas… Un certain nombre de fonctionnalités peuvent être bloquées dans le logiciel de gestion en lui même. Pour la caisse, elle est totalement paramétrable et toutes ses fonctionnalités peuvent être restreintes si nécessaire.

Comment fonctionnent les remontées de stock (vers un outil extérieur, l’Observatoire de la librairie, mon portail régional, Datalib…) ?

Une fois paramétrées selon le cahier des charges que vous nous fournirez, toutes les remontées de stock sont gratuites et illimitées, à la fréquence de votre souhait.

Puis-je avoir un export spécifique vers le logiciel de mon comptable ?

Une fois paramétré selon le cahier des charges que vous nous fournirez, nous pouvons remonter directement vers les logiciels de comptabilité les achats, ventes et retours.

Comment puis-je gérer mes ventes aux collectivités ? Est-ce que Gestock prend en charge la SOFIA, Chorus, les paniers Electre … ?

Gestock propose un module de vente à terme créé avec des collectivités de toutes tailles, afin de répondre facilement à leurs besoins et faciliter au maximum la vie du responsable du service. Tri des bons de livraison, fréquence de facturation, émission et archivage des documents, tout est géré afin de vous retirer ce poids de la tête. Les remontées vers la SOFIA et vers CHORUS sont incluses et les collectivités peuvent passer commande par le site en intégrant des listes d’EAN ou des paniers créés sur d’autres sites (Electre…).

Comment je fais si ma connexion internet saute ? Ou sur un salon sans connexion ?

La caisse fonctionne en mode autonome sans dégradation, la connexion internet n’est donc pas nécessaire pour encaisser. Quant au logiciel, si nécessaire, un smartphone faisant office de modem est amplement suffisant pour le faire fonctionner.

Est-ce je peux bénéficier d’une assistance (par mail/téléphone/prise en main à distance) ?

Vous bénéficiez pour la caisse d’une assistance 6 jours sur 7, et pour le logiciel 5 jours sur 7. Dans les deux cas, l’assistance est disponible par mail et téléphone et prendra si nécessaire la main sur votre logiciel pour vous aider et vous accompagner.

Est-ce je peux bénéficier d’une formation (sur site ou à distance) ? 

Nos formateurs vous accompagnent dans la découverte de nos produits pendant un ou plusieurs jours, sur site ou à distance, selon votre souhait. Nous sommes organisme de formation et nos formations sont donc éligibles à la prise en charge par les AGEFOS et AGEFICE.

Sécurité et conformité

La caisse est-elle certifiée NF525 ?

Notre caisse est développée par notre partenaire Asten Retail. Elle est certifiée NF525 par Infocert https://infocert.org

Pouvez-vous me donner des informations concernant la sécurité des informations stockées sur vos serveurs ?

Vos données sont stockées sur un serveur hébergé sur Internet. Automatiquement, nous mettons en place des sauvegardes toutes les nuits, qui sont placées sur un autre serveur. Nous avons également un outil qui nous permet de vérifier que ces sauvegardes se sont bien passées et sont bien exploitables. En cas de panne de serveur nous remettons un autre serveur à disposition en quelques heures seulement, sans intervention de votre part.

Les outils sont-ils conformes au RGPD ?

Tous nos outils sont conformes au Règlement général sur la protection des données. Les données des utilisateurs et des clients sont protégées et il est possible de les supprimer facilement sur simple demande. Les accès des utilisateurs sont spécialisés, les données des clients disponibles uniquement pour le traitement de leurs commandes sauf demande expresse de leur part (pour une carte de fidélité ou une newsletter par exemple), tout fonctionne sur le principe de l’opt-in (une case à cocher et non à décocher) et la suppression sur demande d’un compte client se fait rapidement et facilement.

Et mes données, qu’en faites-vous ?

Sans votre accord écrit, rien. Avec votre accord écrit, nous les transmettons aux organismes de votre choix. Nous nous y engageons dans nos contrats.