Gestock

Gestock est une solution logicielle complète pour la gestion de stock et l’encaissement des librairies et commerces culturels.

De l’achat à la vente, elle centralise les opérations essentielles du magasin : base articles, fournisseurs, commandes, stock, caisse, clients, statistiques et ventes en ligne.

Entièrement en ligne, Gestock ne nécessite pas de serveur physique dans votre magasin. Vos données sont sauvegardées automatiquement sur des serveurs sécurisés et restent accessibles depuis n’importe quel appareil connecté.

Vous pouvez ainsi valider un réassort, prendre une commande client, consulter vos statistiques ou vérifier un stock à tout moment, en magasin comme à distance. La rapidité d’affichage du logiciel contribue également à fluidifier le travail quotidien.

Gestock prévoit des outils simples et ergonomiques pour accompagner le travail quotidien des librairies :

• base articles multi-produits et multi-tarifs permettant de gérer les différents univers de la librairie : livres (y compris en VO), papeterie, beaux-arts, jeux, jouets, disques ou partitions.
  Les données peuvent être enrichies automatiquement à partir de différentes bases professionnelles (FEL, Celesa, Alkor, Clairefontaine, Dalbe…) et complétées directement grâce aux outils d’import et de gestion des articles ;
• gestion des fournisseurs : priorisation du canal de commande, optimisation des achats, commandes via Dilicom, email ou flux EDI spécifiques, dépôts ;
• journal de vente, propositions de réassort, réassort direct au représentant, réassort automatique et gestion du colisage ;
• gestion de stock multi-sites, transferts de stock et rétrocessions ;
• intégration des réponses à la commande fournisseur permettant de savoir rapidement si une ligne de commande sera servie ou non, ;
• abonnement à des alertes disponibilité ;
• répertoire des représentants, envoi et suivi des commandes de nouveautés et de réassort ;
• réceptions manuelles ou à l’avis d’expédition, avec traitement des lots, mise en relief des commandes clients et gestion des reliquats ;
• gestion et suivi des retours et rotations, par fournisseur, diffuseur, représentant, rayon, panier ou commande, avec une vision macro jusqu’au détail à la ligne ;
• gestion du fichier clients : commandes, acomptes, messages de suivi, remises spécifiques et fidélisation ;
• statistiques détaillées, suivi de l’activité, analyse des ventes, tableaux de bord
  Les outils de suivi permettent d’analyser l’activité de la librairie et d’accompagner les décisions de gestion au quotidien ;
• rapprochement automatique des factures et avoirs fournisseurs, exports comptables ;
• traitement des messages EDI fournisseurs (manquants, notés…) et gestion des factures dématérialisées ;
• remontée des stocks sur les sites marchands et intégration automatique des commandes passées sur le site de vente en ligne Kamael ;
• inventaire complet ou théorique avec localisation du stock, achat ou location de matériel mobile dédié possible ;
• gestion et suivi des soldes, reprises et ventes d’occasion ;
• intégration du module de recommandations Gleeph offerte (en option).
• Gestock accompagne également les ventes hors les murs : salons, événements ou interventions extérieures.
  Les données sont synchronisées entre les différents postes et activités de la librairie, sans intervention de votre part.
  

Notre module de commandes pro répond aux besoins des collectivités, bibliothèques et clients professionnels de toute taille.

Conçu pour s’adapter aux contraintes des marchés publics, il est synchronisé en temps réel avec votre site internet : commandes, stocks et informations clients restent partagés entre le site et Gestock, sans ressaisie.

Vos clients professionnels peuvent préparer et suivre leurs commandes de manière autonome, selon les droits et niveaux de validation que vous définissez.

Le module permet notamment :

• la demande de devis ;
• l’import de listes d’EAN13 ou de paniers type Electre afin de simplifier la préparation des commandes ;
• la gestion des droits d’utilisation et des niveaux de validation ;
• le suivi et la validation des commandes ;
• la gestion des usages spécifiques aux collectivités et bibliothèques : vente de livres numériques (PNB), facturation Chorus et gestion du droit de prêt SOFIA.

Gestock est relié aux principaux services et outils interprofessionnels du livre afin de faciliter les échanges quotidiens entre la librairie, les diffuseurs et les différents partenaires métier.

Ces interconnexions permettent d’automatiser de nombreux échanges quotidiens et de limiter les ressaisies manuelles.

Le logiciel s’appuie notamment sur les services développés par Dilicom :

• mise à jour pluriquotidienne du FEL ;
• commandes EDI ;
• gestion des commandes spéciales ou urgentes 2424** ;
• réponses à la commande ;
• avis d’expédition détaillant précisément le contenu des colis ;
• transport francilien ;
• factures Chorus ;
• factures dématérialisées distributeurs ;
• déclaration à la SOFIA.

Gestock s’interface également avec d’autres bases de données et services dédiés au livre et au hors livre, parmi lesquels : Electre, Pass Culture, VERSO / Observatoire de la librairie, Datalib, Edelweiss, Alkor, Dalbe, Exacompta, Clairefontaine, Kantar et de nombreux autres.

Le logiciel évolue en continu afin de s’adapter aux nouveaux standards, services et usages de la profession.

Nous ne confions pas vos données à des tiers sans votre accord écrit. Vous disposez par ailleurs d’outils d’export sur l’ensemble des modules de Gestock.

Nous proposons des solutions d’encaissement à l’interface claire et colorée, conçues pour faciliter la prise en main et fluidifier le passage en caisse au quotidien.

Les interfaces ont été pensées pour rester rapides et simples à utiliser, y compris dans les périodes de forte activité.

Deux modes de fonctionnement sont disponibles :

• une caisse « autonome », présentée sous la forme d’un écran tactile fonctionnant indépendamment de toute connexion Internet. Elle permet de continuer à encaisser même en cas de coupure réseau et assure une continuité d’activité en toutes circonstances ;
• une caisse « virtuelle », accessible via internet depuis n’importe quel poste, en magasin comme à l’extérieur. Elle reprend les fonctionnalités de la caisse autonome et permet également l’encaissement en mobilité, en magasin comme lors des salons et ventes hors les murs.

Gestock fonctionne de manière interconnectée avec les autres solutions développées par Kamael afin d’assurer une continuité entre le travail en magasin, la vente en ligne et la relation client.

Les stocks, commandes, clients et encaissements sont synchronisés en temps réel entre les différents outils, sans ressaisie.

Gestock peut notamment être associé :

• au site de vente en ligne Kamael ;
• au module de fidélisation et de communication Fidélivres ;
• aux outils de commandes professionnelles et collectivités ;
• aux différents services interprofessionnels du livre.

Gestock fonctionne sans infrastructure complexe à maintenir dans votre librairie.

Les mises à jour sont déployées automatiquement et les données sont sauvegardées en continu sur des serveurs sécurisés.

Le logiciel reste accessible depuis différents postes et appareils connectés, en magasin comme à distance.

Cette organisation permet aux équipes de se concentrer sur leur activité quotidienne sans gestion technique lourde.

Gestock accompagne notamment :

• toutes les librairies, des monopostes aux multi-sites ;
• les commerces culturels spécialisés ;
• les librairies proposant de la vente en ligne ;
• les structures organisant des ventes extérieures ou événementielles ;
• les librairies travaillant avec les collectivités et clients professionnels.

Chaque installation est adaptée aux usages, à l’organisation et à la taille de la structure.

Nous équipons les nouveaux points de vente et assurons la continuité de service si votre magasin est déjà informatisé, en récupérant vos données antérieures.

Nous assurons un conseil en équipement informatique et vous fournissons du matériel spécialisé conforme à vos besoins (écrans tactiles, lecteurs de codes-barres, imprimantes…).

Nous proposons des formations dédiées pour vous aider à maîtriser toutes les fonctionnalités de notre logiciel, ainsi que la vente aux clients professionnels et aux collectivités.

Le suivi des librairies utilisatrices et les rencontres du Club Utilisateurs permettent de maintenir un échange régulier autour des usages, des besoins et des évolutions du métier.

Ces retours nourrissent l’évolution continue des outils développés par Kamael.